A área de Recursos Humanos precisou s adaptar, aliando-se à tecnologia para entregar uma experiência mais satisfatória para os colaboradores, parceiros e candidatos. Uma das novidades que surgiram é o onboarding digital, e é sobre ele que vamos falar neste conteúdo.

Muito dessa mudança se deve ao período de isolamento social que vivemos há pouco tempo e exigiu adaptação de todas as áreas para que as empresas continuassem se movimentando — e com o RH não foi diferente.

Desde a seleção de novos colaboradores até o ingresso dessa pessoa na equipe, tudo era feito de forma on-line. E foi daí que surgiu o onboarding digital.

Aos poucos, as operações já estão voltando para o presencial, mas essa é uma modalidade que tem tudo para ficar, já que foi sendo aplicada, estruturada e modificada para que perdure na rotina dos negócios. Que tal conhecer mais detalhes? Continue lendo esse conteúdo e aproveite!

O que é o onboarding digital?

Traduzindo o termo para o português, a palavra pode ser entendida como “a bordo” ou “embarcar”, e é basicamente essa a função de um onboarding de uma empresa, o embarque do novo colaborador no novo emprego e função.

O intuito é fazer com que o novo colaborador se adapte e compreenda a cultura organizacional e as regras da empresa a qual está ingressando. Além de conhecer integrantes da sua equipe, funções e todos os procedimentos realizados para solicitação de reembolso, benefícios, entre outros.

Quando falamos de um onboarding digital, é a transformação desse processo, tornando-o mais automatizado por meio de tecnologias e plataformas que proporcionem uma experiência mais prática com o envio de documentação e até mesmo a apresentação da empresa.

A ideia é fazer com que a pessoa se sinta bem-vinda e parte de um todo, conhecendo um pouco sobre cada área, o negócio em detalhes, principais clientes, cases e todos os processos realizados.

E, por ser um onboarding digital, isso tudo pode ser feito de forma digital, a distância, sem precisar que todos estejam presentes em um mesmo lugar, mas entregando uma boa experiência.

Qual é a a importância do onboarding digital?

Ter um processo de onboarding bem estruturado, sendo ele digital ou não, traz muitas vantagens para a empresa e para o colaborador que está ingressando em sua nova equipe, diminuindo o tempo de adaptação do mesmo com a percepção clara dos objetivos do negócio e das informações pertinentes para um bom convívio.

O alinhamento das expectativas também é algo que deve ser pontuado, e o onboarding auxilia nesse processo já nas primeiras horas de contato com o novo integrante da companhia, isso porque sua rotina de trabalho e o que é esperado já ficam claros desde o primeiro instante.

O onboarding digital também facilita na integração com a equipe e nas demandas que os gestores e líderes vão pedir, poupando o tempo de explicação das normas e regras da empresa, além da apresentação do time, que já foi feita.

Mas isso não quer dizer que o novo contratado não precise de tempo para assimilar tudo o que lhe foi passado e se acostumar com suas novas demandas, coisa que o processo de onboarding também é muito eficiente, pois é possível acompanhar sua trajetória e tirar dúvidas iniciais.

Como implementar o onboarding digital?

Antes mesmo da escolha do colaborador que vai ocupar uma vaga dentro da companhia, já se inicia o processo de onboarding digital, isso porque desde a seleção dos perfis dos candidatos a experiência já é otimizada e diferente do presencial.

Atualmente, muitas organizações trabalham com softwares e ferramentas que analisam quais perfis mais se adequam aos objetivos do negócio e aos requisitos exigidos na vaga em questão, garantindo mais assertividade no processo de seleção.

Na hora da contratação, o envio das documentações, os formulários e o primeiro contato com a empresa também é feito de forma virtual, então é necessário instruir a pessoa e especificar as etapas a serem seguidas para concluir a contratação corretamente.

Ter uma comunicação clara e precisa, disponibilizar ajuda durante todo o processo e pontualidade são pontos que devem ser levados à risca durante todo o onboarding digital. Outras estratégias também são úteis para que seja uma experiência satisfatória:

• Produza um manual com as informações principais, evite o excesso no nível da jornada;
• Mostre os principais pontos da rotina da empresa, cultura organizacional e aponte os indicadores avaliados;
• Faça o envio dos materiais de trabalho e dê todos os acessos necessários para que o colaborador possa executar suas funções;

• Ofereça todos os treinamentos necessários de ferramentas e softwares utilizados;
• Disponibilize um canal para tirar as eventuais dúvidas;
• Marque uma reunião separada para fazer a apresentação da equipe e principalmente do gestor responsável.

Dicas para fazer um onboarding digital de sucesso

Normalmente os processos aplicados no presencial são passados para o virtual, mas para que a experiência do onboarding digital seja ainda mais satisfatória e traga bons resultados para a empresa é possível aprimorar o que já é feito. Confira algumas dicas!

Faça um cronograma

O onboarding é um processo que pode acontecer durante o período que a empresa achar necessário, podendo durar um dia, uma semana ou até um mês, de acordo com as necessidades e práticas de cada organização.

Mas, independentemente do tempo de duração, é preciso montar um cronograma para ser seguido e apresentado para a nova pessoa contratada. Nele, devem constar os horários e os temas a serem tratados, que auxiliam na organização de todos e na fluidez do onboarding digital.

Reserve datas e horários para as dinâmicas

Colaboradores de diferentes áreas da empresa fazem parte das dinâmicas que acontecem nesse processo, portanto, agende com antecedência o dia e o horário para as atividades que exigem a presença de outras pessoas.

Dessa forma, não há desencontros, atrasos ou problemas durante a apresentação de um conteúdo por inconsistência de agenda ou indisponibilidade.

Um software ou uma ferramenta podem auxiliar na automação desse processo, integrando as agendas de todos, enviando lembretes e disponibilizando links, tornando todo o onboarding digital mais transparente e simplificado.

Crie um fluxo de e-mails informativos

Que tal preparar os novos contratados da empresa com uma série de conteúdos informativos? Isso pode ser feito por meio de um fluxo de e-mails que vai explicar um pouco mais a fundo como funciona o onboarding digital e dar dicas para que tudo ocorra bem.

Essa é uma forma de tornar o processo mais fluido, e mostrar para quem está chegando agora, como é a dinâmica da companhia, isso facilita a absorção do conteúdo e poupa tempo da apresentação.

Documente o processo

Ter o hábito de documentar o processo de onboarding digital tem duas vantagens: ter mais clareza das partes que podem ser alteradas para compor as melhorias propostas pela empresa e a possibilidade de enviar todo esse material para que seja utilizado para consultas futuras.

Esteja disponível para ouvir feedbacks

Essa é uma parte crucial, que deve ser implementada no fim do onboarding digital, pois é através da opinião dos participantes que será possível identificar melhorias e falhas a serem solucionadas.

O ideal é que seja anônima e acompanhe o ingresso do novo integrante durante o seu período de adaptação, para entender não só o processo de onboarding em si, mas a receptividade da equipe, como as tarefas estão sendo explicadas e entender toda a dinâmica das equipes nesse primeiro contato com um novo colaborador.

Quais são as vantagens do onboarding digital?

Como foi possível observar ao longo do conteúdo, um onboarding bem estruturado proporciona diversos benefícios para a empresa como um todo, principalmente quando é realizado de forma virtual, garantindo automação do processo e maior eficiência das equipes envolvidas no processo de integração.

Confira outras vantagens ao aderir ao onboarding digital:

Redução de custos

Diferente de um processo de integração presencial, o onboarding digital não exige uma sala de reunião com uma estrutura específica. Ou seja, reduz gastos com infraestrutura, impressão de documentos e materiais e outros custos operacionais.

Apesar do envio via correios do kit de boas-vindas e dos materiais necessários para exercer as funções, todo o restante é feito de forma remota e virtual, o que podemos considerar também mais sustentável.

Reforça a employee experience

O onboarding é uma parte importante da experiência do colaborador dentro da empresa, isso porque é o primeiro contato efetivo com a cultura organizacional e tudo o que é promovido pela organização.

Então, é por meio deste contato que a pessoa já se sente pertencente, parte do grupo e valorizada de acordo com o incentivo que recebe, conseguindo exercer suas atividades com mais engajamento, motivação e atingir bons resultados em um tempo menor.

Garante o alinhamento com a cultura organizacional

Desde os colaboradores mais antigos até os mais recentes ficam por dentro de tudo o que a empresa espera, quais são os principais indicadores, os principais objetivos do negócio a curto, médio e longo prazo, e consegue entender aquilo se encaixa no que está buscando.

O onboarding é importante para reforçar a cultura organizacional e integrá-la ao dia a dia dos colaboradores de forma cada vez mais precisa e efetiva, alinhando às ações dentro da empresa.

Retenção de talentos

Com o time mais confortável, integrado e adaptado as suas funções, a taxa de turnover e contratação de novas pessoas reduz, aumentando a retenção dos talentos e o desenvolvimento dos mesmos dentro da empresa.

Por isso o onboarding é tão importante, porque quanto melhor é a apresentação e a introdução daquela pessoa na empresa, maior é a chance de adaptação e bom desempenho das funções.

Como o onboarding digital impacta no RH?

Com um posicionamento cada vez mais ativo e estratégico, a área de Recursos Humanos vem ganhando cada vez mais destaque e notoriedade dentro e fora das empresas.

Quando assume o papel de não só cuidar dos novos talentos, mas se alinha aos objetivos do negócio e garante melhores resultados com as suas ações, trazem uma boa imagem para a empresa, e isso incluir o onboarding digital bem estruturado.

Ao causar uma boa primeira impressão, o público interno se fideliza e passa a promover a companhia onde trabalha, gerando maior interesse nos talentos disponíveis no mercado e destaca-se de seus concorrentes.

Com o onboarding digital o RH ainda garante:

• Processos mais ágeis e práticos;
• Facilidade no gerenciamento de documentos;
• Garante mais tempo para estruturar ações estratégicas;
• Proporciona experiência inovadoras e satisfatórias nas contratações;
• Reduz as atividades operacionais;
  E outros.

Aos poucos, os processos burocráticos e demorados vão sendo digitalizados e melhorados para que a experiência seja mais fluida e satisfatória, como é o caso do onboarding digital, que realiza a integração de maneira remota com maior eficiência.

Um processo que vem ganhando espaço

O onboarding digital ainda está garantindo o seu espaço no ambiente corporativo, e aos poucos está sendo adotado e estruturado por diferentes empresas de acordo com suas necessidades, pensando também na melhor experiência para seu colaborador.

A ideia é que esse processo facilite o ingresso do novo profissional, trazendo informações precisas e relevantes sobre a cultura organizacional, suas funções, alinhamento com os objetivos do negócio e sobre o dia a dia de forma geral, garantindo uma integração mais tranquila.

Dessa forma, o RH conquista uma agilidade maior desde o processo de seleção dos perfis que mais se adequam ao que a empresa está procurando até a apresentação e inserção desse colaborador em sua nova área.

É válido destacar que essa é uma modalidade que se aplica muito bem aos modelos de trabalho atuais, sendo eles híbrido ou totalmente remoto, proporcionando uma boa experiência para todos, independentemente de sua localização.

E como falamos bastante sobre o papel do RH dentro das corporações estar mudando e se tornando cada vez mais estratégico, que tal entender como isso pode funcionar na prática e as principais formas de conseguir implementá-lo?